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Random ERP - Gesti髇 Administrativa |
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El sistema de gestión administrativa esta orientado a incrementar la eficiencia y control de los procesos administrativos, a la vez que entrega un flujo eficiente de información tanto a nivel funcional, asociado a una tarea especifica, como a nivel de gestión cuya finalidad por una parte es apoyar la planificación, ejecución y control de los procesos y por otra la toma de decisiones a nivel gerencial. Además opera en forma integrada y en tiempo real con las otras soluciones Random.
El sistema administrativo es de tipo documental, generando un registro de cada una de las transacciones realizadas, asignando responsabilidades y su relación de encadenamiento con otros documentos. Al trabajar sobre una base de datos relacional se asegura la coherencia y confiabilidad de los datos, lo cual tendrá como consecuencia una reducción de los costos administrativos, la minimización de la tasa de errores y un incremento en la velocidad de procesos y control de estos.
Random es una potente herramienta de gestión ya que permite elaborar presupuestos y su posterior evaluación y control, a la vez que administra la gestión y distribución de inventario y apoya el análisis de resultados y la toma de decisiones, a través de múltiples informes de tipo interactivo y estadísticos, los cuales se ajustan a las necesidades propias de cada organización y usuario. |
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Este subsistema tiene por finalidad ejecutar y controlar todas las operaciones de ingresos y egresos de la empresa, a la vez que pone a disposición del usuario todas las consultas e informes de apoyo a su gestión. El sistema de tesorería esta orientado a administrar en forma efectiva:
• Gestión de Cobranza, dentro de sus principales funcionalidades esta la recepción de pagos a través de múltiples opciones, la emisión y control de documentos, la teneduría y auditoria de pagos, el tratamiento de letras en cartera y la presentación de variados informes destinados a realizar una eficiente política de cobranzas.
• Gestión de Pagos a Proveedores apoya la cancelación de compromisos, presentado informes de vencimiento, estado de cuenta de proveedores, auditoria de documentos y la emisión, control y teneduría de documentos de pago.
• Además presenta el informe de flujo de caja, de ingresos y egresos para un período determinado y realiza el proceso de conciliación bancaria. Finalmente cabe destacar que toda transacción es actualizada directamente en el sistema de contabilidad. |
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El subsistema comercial ha sido diseñado para realizar todas las operaciones y transacciones asociadas a los procesos de compra y venta, tanto en el mercado nacional como internacional. De manera de optimizar los tiempos de operaciones, disminuir los costos administrativos y potenciar al máximo la rentabilidad del negocio.
Los objetivos más importantes del subsistema comercial son:
• Incrementar la productividad, a través de la automatización de labores operativas y comerciales, de la estandarización de los procesos de compra y venta y del estudio de rentabilidad y factibilidad técnica de un negocio o producto en particular.
• Optimizar los tiempos de operación, por ser un sistema integral, los tiempos de respuesta son cortos ya que la asociación con los otros sistemas le permite por ej a partir de una venta desencadenar el proceso productivo o bien el estudio y generación de ordenes de abastecimiento. Por otra parte existe un registro documental de cada transacción siendo posible elaborar un documento a partir de otro, optimizando los tiempos de ejecución y realizar el seguimiento y control de cada etapa del proceso comercial.
• Disminuir los costos administrativos, a través de la reducción de los flujos de papeles, eliminación de trabajos repetitivos, mayor velocidad de ejecución de tareas, solicitud de permisos a distancia, minimización de la tasa de errores, disponibilidad de la información necesaria e interactiva al proponer un manejo más eficiente de los recursos o alertar sobre situaciones de excepción.
• Satisfacer las necesidades de información el éxito de la gestión comercial esta basado en gran medida en la capacidad de las empresas de relacionarse con sus clientes y proveedores en forma eficaz para lo cual es clave disponer de toda la información relevante al momento de realizar una negociación. Como por ejemplo estado de situación comercial, cuenta corriente, análisis de crédito o cobranza, tratamiento de documentos comerciales y de pago, disponibilidad de productos, plazos de entrega o recepción de estos según sea el caso, listas actualizadas de precios, etc.
• Por otra parte para alcanzar mayores niveles de competitividad es necesario realizar una permanente revisión del desempeño comercial a través de informes de tipo estadístico, los cuales pueden definirse bajo múltiples criterios o de aquellos orientados al control y auditoria de procesos o entidades.
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Subsistema de Gesti髇 de Inventario |
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El subsistema de inventario puede ser descrito a través de dos áreas funcionales:
Administración de stock optimizando los procesos de compra, almacenaje, distribución y valorización de existencias y productos. Cada una de las etapas de estos procesos son rigurosamente controlados y respaldadas por documentos lo cual permite:
• Determinar el nivel real de stock, no sólo el físicamente existente, sino considerando también aquel que esta reservado, por llegar o bien devengado es decir que pese a estar en las bodegas de la empresa ya no le pertenece a esta.
• Determinar con exactitud la ubicación de las existencias: sucursal, bodega y ubicación dentro de esta.
• Administrar en forma diferenciada productos seriados, por lote o normales.
• Actualizar en forma automática, con cada ingreso a bodega, la valorización del inventario a través de los métodos LIFO, FIFO o PPM. Dichos movimientos de valor son contabilizados con el fin de realizar el proceso de corrección monetaria.
• Contabilizar los movimientos de bodega por centros de costo.
Logística y control de stock con el objetivo de incrementar la eficiencia y productividad en la satisfacción oportuna de la demanda interna y externa y a la vez minimizar los costos asociados a la administración de stock, como pérdidas, mermas, costos de almacenaje y la reducción de recursos inmovilizados.
El área de logística de stock determina a través de funciones definidas bajo múltiples variables la reposición automática de insumos y productos , de acuerdo a niveles de stock mínimo y máximo previamente determinados, en relación a lo anterior el sistema propone la generación de ordenes de compra para reaprovisionamiento o de distribución según las necesidades de producción o comercialización.
Paralelo a lo anterior el sistema provee una gran cantidad de informes destinados a controlar la gestión de stock a nivel integrado y contable, más todos aquellos referidos a los movimientos estadísticos de productos. Además de lo anterior se trata en forma separada los estudios de stock y rendimiento de los productos por lote. |
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Esta orientado a incrementar la eficiencia y reducción de costos de los procesos administrativos, a la vez que permite definir estrategias de gestión para el corto y mediano plazo. En este sentido el área de logística esta subdividido en:
• Gestión de reordenamiento y distribución de stock, el cual determina a través de funciones multivariables, previamente definidas por el usuario, la reposición automática de insumos y productos, de acuerdo a niveles de stock mínimo. En base a lo anterior el sistema propone la generación de ordenes de compra para el reaprovisionamiento o bien la distribución de existencias de manera de satisfacer las demandas de producción o de comercialización.
• Presupuestos administrativos tiene por objetivo apoyar el proceso de registro de presupuestos de abastecimiento y ventas, de manera de realizar en base a los eventos pasados una proyección de comportamiento bajo distintos escenarios, para su posterior comparación con los resultados efectivos, permitiendo así verificar logros y remediar diferencias, minimizando el riesgo en las operaciones y a la vez realizar consultas y emitir informes. • Evaluación de vendedores permite establecer metas de venta por vendedor, para su posterior análisis y evaluación de desempeño bajo múltiples criterios (período, productos) y controlar además la velocidad de recuperación de pagos asignado a cada uno de ellos.
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Gestion Administrativa 
